——以三明学院图书馆为例
曾绍文（三明学院图书馆 福建 365004）
摘 要 介绍国际流行的低利用率图书资料主要储藏方式，以三明学院图书馆密集书库建设为例，分析地方高校图书馆密集书库建设的必要性，探讨密集书库建设过程中的问题和难点，突出管理模式和工作方法的改良与创新，为密集书库建设提供经验。
关键词 高校图书馆 密集书库 图书储藏
随着图书馆藏书量的逐年增加，图书馆流通库的物理储藏空间日趋紧张。在未新建馆舍或扩充书架的前提下，将低利用率的图书资料密集存储，成为缓解这一矛盾、节省管理成本、提高图书馆空间利用率和馆藏文献利用率的有效途径和必然选择。
1 低利用率图书资料储藏方式
1.1 建立独立储藏图书馆——大型综合大学的做法
在美国，早在20世纪80年代末，哈佛大学就为其90多个图书馆建立了一个高度密集式的储藏馆，其容量可最终建筑15个主储藏单元，约占2.85万平方米。到2003年，已启用6个储藏单元，藏有518.62万种文献，包含图书、音像、缩微品、胶卷等多种载体，其中有480万册图书。[1]
从国内高校图书馆的发展来看，对这种高密度储藏馆的需求同样巨大，特别是争创国际一流大学的高校。如北京大学图书馆拥有26个院系分馆和其他院系资料室，2009年将原昌平校区图书馆大楼改建为北京大学储存图书馆，专门存放利用率较低的图书（含工具书）、期刊和报纸。储存图书馆由4个书库、3个报库组成，建筑面积4952平方米，规划存储100万册馆藏，截止2010年5月，馆藏量已达84万册。[2]
1.2 建立联合储藏图书馆——高校联盟和大学城的做法
在美国，进入21世纪以来，区域性高校图书馆联盟的概念开始兴起，低利用率文献的合作储藏也成为联盟建设内涵之一，如马萨诸塞州的五院校贮存图书馆( Five-College Library Depository) 合作储藏印刷型文献、明尼苏达图书贮存中心( Minnesota Library Access Center) 的“期刊交换”等。截至 2003 年，美国至少有 8 个高校图书馆联盟性质的大学贮存图书馆，对州内参建图书馆的低利用率文献进
行了合作储存，如NRLF、SRLF、Re-DAP、SWORD、LSC等。[3]在国内，高校联盟和大学城的建设也在持续发展，如联盟包括C9联盟、长三角高校合作联盟、上海电气产学研战略联盟等，大学城包括良乡大学城、长安大学城、福州闽侯大学城、厦门集美大学城等。尤其是大学城以其明确的功能定位、集中的地理位置、相对的资源整合，为高校图书馆资源的合作共享与联合储藏提供了良好的物理条件。我国学术界也在进行广泛的讨论和理论研究，逐步推进联合储藏图书馆的发展。
1.3 建立密集书库——地方高校的做法
地方高校尤其是新建应用型本科高校，大多是通过几所当地的大专院校、高职高专等合并升级而成，其地理位置一般相对孤立，办学规模相对较小，其图书馆藏书中旧书所占的比重大，且因其发展迅速、学校定位升级和学科专业发展方向转变，使得图书馆收藏空间紧张的状态格外显著。
对密集书库建设的研究，就目前来看其成果并不多。通过使用CNKI期刊全文数据库进行检索，以“密集书库”作为关键词，年限选择“1949年至今（2013年7月）”，来源类别选择“全部期刊”，匹配选择“精确”，所得文献量共14篇，其中发表在核心期刊的文献仅5篇。最早的是2004年有学者开始对密集书库的排架法、书库建设与管理和老旧文献再利用等方面展开研究。本文以三明学院图书馆密集书库建设的曲折经历为例，进一步研究在密集书库建设过程中的工作方法改良与管理创新，与同行分享密集书库建设经验。
2 以三明学院图书馆为例研究密集书库建设
三明学院是在2000年由原三明师范高等专科学校、三明职业大学、三明师范学校3所专科学校合并而成的应用型本科院校，其图书馆于2009年3月搬入新建的逸夫图书馆。新馆藏书因经历多次馆藏地点搬迁、数据整合、磁条改造等，必然存在许多遗留问题，这些问题也为密集书库的建设和管理提出了新的挑战。
2.1 密集书库建设的曲折探索
低利用率旧书的存放问题普遍存在于大部分图书馆，尤其是经过多次合并搬迁的高校图书馆。在这一过程中，就可能有部分图书因为搬迁后未能及时上架而被积压在图书馆的某个地点，或者由于存储空间紧张，一些图书下架后暂时存放在某处，久而久之就被遗忘，并进一步形成“破窗效应”；加上书库保管条件差，加剧了图书的老化、破损、变形、霉变甚至虫蛀、鼠咬。而由于密集书库造价昂贵，且用来存放的又主要是流通率极低的旧书，图书馆在向学校申报项目时，校方可能不予支持成为密集书库建设的瓶颈。由于审批困难且费时长，我馆曾经尝试自行建设一个简易密集书库，用已经报废的木质老书架存放图书，在系统中设立“密集书库”以区别于原有的流通库，工作流程为将现有积压的旧书通过图书编目系统手工逐本修改登录号，在系统中将图书馆藏地址改为“密集书库”，而后用打号机在书脊和封面打流水号并上架。此方法看似简单可行且节约成本，但在随后的操作过程中，由于报废的书架稳定性差，一个书架意外倾倒，引发一排书架像多米诺骨牌一样连续坍塌。这样的事故时有发生，工作人员的劳动成果毁于一旦，没有造成人员伤亡已是大幸，但密集书库的建设就此被迫终止。
由以上经历可以得知，密集书库的建设不能够投机取巧走捷径，必须走规范化的道路。在有关部门的多方协调下，我院图书馆密集书库建设于两年后再次启动。
2.2 图书分批次藏入密集书库
密集书库的旧书采用分批次加工上架。三明学院图书馆三馆合并到今天已有13年，第一批进入密集书库的图书大部分是合并前的大专院校图书馆的藏书。由于此类藏书主要面向大专教育和成人职业教育，已经不再适应学校建立应用型本科高校的发展趋势，借阅率极低，且大部分图书老旧，需要整体下架藏入密集书库。要注意的是由于经过多次整合和馆舍搬迁，有少量珍贵文献和古籍可能从特藏室或古籍室中流出，混入下架图书中。在对此批次图书进行入密集库加工处理时要注意甄别，及时发现挽救此类图书，使其重新进入特藏室或古籍室珍藏。
第二批进入密集书库的图书为储藏空间最紧张、更新速度最快、淘汰率高、借阅率低下且过时的TP、TU类图书。这类图书一般开本大且厚，内容及版本的时效性较强，易于鉴别与筛选，下架难度较低。
第三批进入密集书库的图书为可以为学校新设立专业的图书上架增加存储空间的利用率低的图书。新专业的增加使得图书馆新书采购数量增加，而与新专业相呼应的图书在原有馆藏物理位置分配规划中所占的分额很小，预留架位不能满足目前新采购图书的上架需求，需要及时调整存储结构，在排架上预留充足空间。如学校新设立的汽车相关专业U类书籍、动漫相关专业J类书籍、国际合作相关专业的外文原版书等，需要将此类图书排架前后利用率低的图书下架，藏入密集书库，空出架位给新采购的图书。
第四批进入密集书库的图书为其他存储空间紧张，需要下架的老旧图书，如Z类图书等。
第五批进入密集书库的图书为其他各类利用率低的旧书。
当然，为缓解物理存储空间的压力，仅靠旧书下架是不够的，需要在必要和可行的地方增加书架，缓解新书上架压力，提高流通库容量。
2.3 密集书库的容量规划
在密集书库建设的容量规划上，必须预留有充足的空间。美国图书馆学家 F·W·Laencaster在实验和统计的基础上对图书利用率进行的推定指出：图书馆流通的图书有 60% 集中在 10% 的馆藏中，80%
集中在 20% 的馆藏中；R·W·Trueswell认为，一个图书馆不到 50% 的馆藏能够满足 99% 读者的需求，一本书进馆7年没被利用，则今后也不会被利用了。[4]我们可以根据这些数据进行一些简单的计算。根据教育部教发[2004]2号文中规定的普通高等学校基本办学条件指标合格标准中，以综合类院校为例，要求生均图书100册。[5]以此计算，以一个1.5万人的综合高校为例，图书馆需要有藏书150万册，但是其中80%的图书流通量都集中在20%也就是30万册的书籍中，余下的120万册图书仅占了流通率的20%。而且只要在流通架上保留75万册图书，就可以满足99%的读者需求。同时，密集书库的图书仍然是可以外借流通的，余下的1%的读者也能够在密集书库中找到他们所需要的文献资料。所以简单地说，密集书库的容量规划要求是可以满足总藏书量一半以上的存储空间。
2.4 书库建设方法改良与创新
密集书库建设的过程相对艰苦，工作量大，是一件脏活、累活。工作人员需要面对的是长年累月堆积下来的无人问津的旧书，普遍粉尘多，霉变、虫蛀、破损现象极为常见，且图书可能存在历史遗留的各种各样的系统数据问题。因此许多人都不愿意入库工作，图书馆一般只安排新员工对图书进行简单的处理，没有统一的管理，工作质量无法保证。为此，新密集书库建设在工作方法和结构设计上必须有所改良和创新。
①登录号胶条的使用。为了方便查找，统一外观，将原来的图书打号改为在书脊处粘贴印有本书登录号的不干胶条，并增加一层透明胶包裹登录号胶条，防止其磨损和脱落。登录号不干胶条是事先由印刷厂印制并切割好的，包括7位阿拉伯数字，从0000001到9999999，数位充足。每张登录号胶纸包含100个登录号码，如第一张为0000001到0000100，第二张为0000101到0000200等。登录号为图书物理地址的唯一识别码，与图书编目系统相关联，一个工作人员处理完一张后再领取另外一张，由管理人员对其所使用的登录号码全部纪录于EXCEL电子表格中，以备工作量统计与工作质量的监控、反馈等。
②工作团队的组织建设。就所有需要完成的工作来看，主要有3个类别：第一类为旧书整理、搬运和上架等工作，偏向体力劳动；第二类为图书加工、系统数据修改等系统操作；第三类为图书数据检查、成果质量监控和人员管理、内部沟通反馈、应急事件处理等管理工作。根据工作的需要，可建立一个有梯度的工作团队。由于第一批加工的旧书数量就达到10万册，且随着下架工作的进行，工作量将陆续增大，人员紧、工作量大、任务繁重，仅仅依靠本馆几名工作人员突击是无法完成密集书库建设预定进度的，尤其是在建设前期，旧书的整理和搬运占很大的工作量，需要引入学生义工参与书库建设。
我馆新密集书库建设突击团队的结构设计是：由一名有相关经验的年轻馆员负责密集书库建设的各项具体工作，团队成员包括5名助理馆员，主要进行图书加工和系统数据修改，并分批次有条理地吸纳学生义工进行旧书整理、搬运、贴胶带、上架等工作。为方便管理与指导，每批次学生义工总人数不超过12人，且工作时间依据排班表分组固定，在义工组中设立组长，每组工作时间一般为1.5-2小时。
2.5 工作质量监控标准
工作质量控制指标主要包括以下几点：①图书要求开本大小相同或相似的尽量集中放置；②每格书架上的图书排列紧密整齐；③按照登录号由小到大的顺序从左到右、从上到下一柜一柜有序排列；④系统中的数据准确无误，能通过系统查询图书相关信息；⑤能根据登录号准确定位图书的物理地址；⑥解决图书历史遗留的各种问题。
2.6 书库建设运行结果
在我馆密集书库建设过程中，经过方法改良和管理创新，在学生义工的帮助下，书库建设进展顺利。由于学生义工的流动性和随机性较大，人员特点、工作态度和工作效率各不相同，对其的工作指导与监督就显得尤为重要。需要及早发现各种问题并及时纠正，因此对学生义工的有效管理也成为密集书库建设管理的一项新的挑战。
参考文献
1 宋力生.哈佛大学的图书馆系统及馆藏管理[J].图书情报工作,2006(2):132.
2 北京大学图书馆.院系分馆[EB/OL].http://lib.pku.edu.cn/portal/fg/yuanxifenguan.
3 金旭东,李国庆,李海鹏.21 世纪美国大学图书馆运作的理论与实践[M].北京:北京图书馆出版社,2007:265-268.
4 程焕文,潘燕桃.信息资源共享[M].北京:高等教育出版社,2004:63-64.
5 教育部.普通高等学校基本办学条件指标合格标准[EB/OL]. http://www.moe.edu.cn/publicfiles/
business/htmlfiles/moe/moe_307/200505/7463.html.
曾绍文 三明学院图书馆馆员。
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