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张立军1 姜 源2(1.莱州市竞技体育学校图书馆 2.莱州市图书馆 山东 261400)
摘 要 在第四和第五次全国公共图书馆评估定级工作中,笔者负责整理莱州市图书馆的评估定级材料,建立起比较完整、系统的图书馆服务电子档案,为图书馆顺利通过一级图书馆评估验收起到至关重要的作用。本文据此谈谈图书馆日常电子文件如何整理归档。
关键词 公共图书馆 电子档案 档案管理
图书馆的电子档案,是通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应、相关联的电子图像文件集合,本文中专指那些在图书馆业务工作中生成的各种文本文件、图像文件和数据文件。图书馆电子文件档案的管理,包括电子档案收集、电子档案管理、电子档案价值鉴定、电子档案存储编目和电子档案检索、电子档案统计、电子档案编辑研究、电子档案提供应用等工作。图书馆档案管理的最终目的,是提供档案信息为图书馆各项工作服务,图书馆电子档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少,并有一定程序,它们组成一个有机整体,为实现图书馆电子档案管理系统的整体功能而发挥各自的作用,同时也相互关联、相互制约。例如电子档案价值鉴定工作有时与收集整理工作相结合进行,甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。
1 图书馆电子文件建档的内容
莱州市图书馆自2007年11月实现图书管理、借阅服务和办公文书计算机管理以来,工作人员在各项服务活动中产生的具有查考价值、适合归档保存的电子文件逐年增多,而且量大、分散、零乱,收集、整理、建档、管理的难度比较大。这些电子文件究竟应该怎样建档、归档,目前还没有统一的管理模式可供借鉴。根据莱州市图书馆的电子档案管理经验,笔者认为县级公共图书馆电子文件建档、归档内容可参照县级图书馆评估标准的要求,结合本馆服务工作实际情况来定。
目前,莱州市图书馆电子档案的内容主要包括:设施设备、经费人员、教育培训、业务研究、文件资料、文献资源、服务工作、社会教育活动、基层辅导工作、管理与表彰、重点文化工程等10个方面。
1.1 设施设备
1.1.1 馆舍资料。包括阅览室、多媒体视听室、电子阅览室、公众活动场所、少儿阅览室等建筑面积的相关资料,以及上述场所阅览室等座席数等相关资料。
1.1.2 现代化技术设备资料。如供读者和工作人员使用的计算机数量、每台计算机的存放地点、用途以及专用存储设备、图书馆自动化管理系统等相关资料。
1.2 经费与人员
1.2.1 经费。包括图书馆历年财政拨款总额、新增藏量购置费、免费开放本地经费到位情况等相关资料。
1.2.2 人员。①基本情况:全馆工作人员的姓名、性别、民族、籍贯、出生年月、参加工作时间、学历、政治面貌等相关资料;②学历情况:工作人员个人学业情况,包括毕业学校、专业、学制、学位等相关资料;③工作经历:工作人员所工作过的单位及部门,包括本馆的岗位调动等相关资料;④任职记载:工作人员所担任过的党政职务、专业技术职务等相关资料;⑤学习进修:工作人员在职进修的有关情况,如学习时间、学习内容、成绩等相关资料;⑥奖惩情况:工作人员受奖励或处分的有关情况等相关资料;⑦考评情况:对工作人员德、能、勤、绩的考核结果等相关资料;⑧考勤记载:工作人员病事假、出勤情况的记载等相关资料。
1.3 业务研究
1.3.1 讲课报告。工作人员在馆内外讲课、作报告的有关情况等相关资料。
1.3.2 学术交流。工作人员参加业务考察、学术会议、学术团体的有关情况等相关资料。
1.3.3 研究成果。工作人员承担课题、出版专著、发表论文等相关资料。
1.3.4 获奖成果。工作人员承担课题、论文、征文等获奖情况等相关资料。
1.4 文件资料
1.4.1 上级文件。①上级政府主管部门下发的文件等相关资料;②业务主管部门、上级图书馆学会下发文件等相关资料。
1.4.2 本馆文件。本馆的有关决定、规章制度等相关资料。
1.4.3 规划计划。本馆制订的长远规划和工作计划等相关资料。
1.4.4 工作总结。本馆各部室及全馆工作总结等相关资料。
1.4.5 报告及批复。本馆向上级有关部门递交的请示报告及批复意见等相关资料。
1.4.6 来往信函。本馆与外单位因工作关系来往的信函等相关资料。
1.4.7 会议文件。本馆主办的各种读者活动及有关会议材料,本馆人员参加馆外会议的材料及提交的论文,本馆会议记录等相关资料。
1.5 文献资源
1.5.1 总藏量。本馆入藏的古籍、图书、期刊和报纸合订本、小册子、手稿、缩微制品、录像带、录音带、光盘等文献资料数量等相关资料;
1.5.2 电子文献藏量。馆藏电子图书、电子期刊的来源以及总藏量和年入藏量等相关资料。
1.5.3 文献入藏。馆藏各种来源的中外文图书、报纸、期刊,如录音带、录像带、DVD/VCD、CD、唱片等各类文献的采购、接受捐赠或调拨情况,以及地方文献入藏、征集工作开展情况等相关资料。
1.6 服务工作
1.6.1 普通服务。馆藏书刊文献年外借率、书刊文献年外借册次、馆外流动服务点(含流动图书车、自助图书馆)书刊借阅册次、人均年到馆次数、书刊宣传(馆内、馆外利用各种方式开展的宣传活动)等相关资料。
1.6.2 参考咨询服务。本馆历年为各级政府机关决策服务、为本地区重点教育科研和企事业单位服务、为社会公众提供专题服务等相关资料。
1.6.3 为特殊群体服务。本馆历年为残疾人、进城务工人员、未成年人、老年人等服务情况相关资料。
1.7 社会教育活动
1.7.1 读者活动。本馆历年举办的讲座、培训、展览、阅读推广活动、图书馆服务宣传周活动等相关资料。
1.7.2 宣传报道。本馆在各级报刊、网站、广播、电视等媒体发表的新闻报道等相关资料。
1.8 基层辅导工作
1.8.1 农村图书馆建设。有关本市镇街、社区、村图书馆情况介绍材料等相关资料。
1.8.2 基层业务辅导工作。本馆开展基层业务辅导工作的计划、总结、辅导工作报告、工作纪录及业务辅导活动数量与成效等相关资料。
1.8.3 基层业务培训工作。本馆开展基层业务培训工作的计划、总结、反馈材料,培训内容及次数、培训效果及反馈等相关资料。
1.9 管理与表彰
1.9.1 财务管理。本馆财务制度等相关资料。
1.9.2 人事管理。本馆岗位设置、目标管理、职工考核等原始材料及相关资料。
1.9.3 上级表彰奖励。本馆集体和个人荣获上级表彰奖励等相关资料,具体包括:①获得国家级表彰奖励相关资料;②获得国务院业务主管部门及省级党委、政府表彰奖励相关资料;③获得省级业务主管部门及市级党委、政府表彰奖励相关资料;④获得市级业务主管部门及县级党委、政府表彰奖励相关资料;⑤获得县级业务主管部门表彰奖励相关资料。
1.10 重点文化工程
1.10.1 文化共享工程。①本市和本馆文化共享工程历年经费投入、人员培训(计划、方案、总结)、制度建设与管理、年度计划总结、人员与设备等管理制度、服务与活动档案、资源建设等相关资料;②本市和本馆文化共享工程支中心开展社会服务、指导基层点建设、对基层网点指导的内容及效果等相关资料。
1.10.2 公共电子阅览室建设。本馆电子阅览室设施建设、资源建设、制度建设与管理、服务方案等相关资料。
1.10.3 古籍保护。本市和本馆古籍经费、人员、制度建设与管理、古籍保护宣传、展览、讲座、培训、人才培养等相关资料。
2 图书馆电子文件建档、归档应注意的问题
2.1 维护档案完整与安全、便于利用的原则
维护档案完整有两方面的含义:一是数量上要保证档案齐全完整,没有缺漏;二是质量上要保持档案的有机联系,不能人为分散割裂或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义:一是力求档案本身不受损坏,尽量延长档案寿命;二是保护档案免遭有意破坏。图书馆电子档案是图书馆发展历史的见证,反映了特定的历史事实,不允许任意篡改或修正,所以维护档案的真实性,保持档案的原貌,也是图书馆电子档案管理工作必须遵循的原则之一。
2.2 按照时间顺序和年度归档,便于查找利用的原则
图书馆各项业务工作会不断产生新的电子文件,随着时间的推移,应存档利用的电子档案资料将会越来越多。因此,应按照时间顺序,以年度为单位归档管理,以便于日后查找利用。
张立军 山东莱州市竞技体育学校助理馆员。
姜 源 山东莱州市图书馆副研究馆员。
(收稿日期:2014-07-07。龚永年编发。)
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