阎  洁（福建省产品质量检验研究院图书馆  福州  350002）

摘  要   标准文献资料和图书资料同属社会公共资源，标准是一项重要的技术基础，是组织提高竞争力必须具备的关键要素。标准与检验检测携手并进，缺一不可，因而标准文献管理是质检机构的一项重要工作。

关键词  质检机构  标准文献  信息服务

《标准化法》将我国标准分为四级，即国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。笔者供职的福建省产品质量检验研究院（以下简称“我院”）是一家综合性产品质量检测的质检单位，对于检测而言，标准的有效性、适用性显得尤其重要。我院拥有各类标准文本10万多册，电子版标准近2万份，内容覆盖全院各检验所（站）、国家中心及科研项目等所有业务范围，还建立了专用标准数据库。本文就标准文献管理和标准信息服务有关问题进行探讨。

1 标准文献资料管理

标准文献是标准化活动的产物，以文件形式表现的标准化工作成果就是标准文献。标准文献分为纸质文献和电子版文献。

1.1 标准文献工作内容大体上可分为收集、加工、保管与服务4个方面 

1.1.1 纸质标准文献收集。标准文献是开展情报工作的物质基础，而文献收集是文献工作的首要环节。纸质标准文献收集必须在了解馆藏情况的基础上进行。笔者所在的单位不同于标准化研究院（所），是服务于全国的专业质检机构，由于经费有限，采购标准文献必须有针对性地购买。首先要了解院内各检验所的检测项目及需求，这需要靠平时工作的积累，避免人力、物力和时间的浪费，提高收集工作的质量。目前国内的标准文献，除国家标准有统一的采购渠道外，行业标准种类有60多类，常用的有20多类，这些行业标准管理较分散，没有统一的出版发行机构，行业协会之间各自为阵，经常是发布并实施的标准到了实施的日期，文本还迟迟没有印刷，目前这种状况仍然存在。例如，BB(包装行标)、SB(商业行标)、SC(水产行标)等，旧的标准作废日期已到，新的标准又没有及时跟进，这给检测工作带来了极大的不便，也给文献收集工作造成很大的困难。

1.1.2 电子版标准文献收集。随着信息化、网络化的发展，标准文献的载体发生变化，纸质文献资源日渐减少，电子信息资源大幅增加。从我院历年采购数量看，2008年以前采购的基本上是纸质标准文献（包括期刊、专著、工具书等），而2008年以后采购资金有一半用于购买电子版标准（包括国家标准、行业标准、国际标准），目前原则上纸质版标准只购一份入馆藏。整套的光盘版、网络版价格昂贵，我院所用标准主要为检测产品中涉及到的标准，不需要花费高价买一些不可能用到的标准，因此对于新发布的标准和我院检测相关的标准定期制定采购目录，向省标准院或其他标准馆购买，同时充分利用院内的馆藏资源，对检验人员有急需的标准用扫描仪扫描成电子版。国外标准文献价格昂贵，在购买时比较慎重，通常是由检验所提出申请才购买，以避免高价买来无用的标准。

①加工。对收集购买的标准文献进行加工处理，纸质的标准文献每册打识别码，登记入册，并根据文本对数据库中的标准信息进行著录、标引、编目。如是GB还是GB/T名称必须著录准确，质检院以检测为手段，应客户需求对产品进行检测，强制性和推荐性标准对出具检测报告是否合格至关重要，一个字母之差所造成的失误就可能会降低客户对我们的信任度。再如有时一个标准会同时代替多个不同的标准，需要耐心细致地在标准数据库中输入；被代替的标准用什么标准代替，有的作废标准在封面没有体现，还需要查看标准前言部分，把相关信息填写在备注字段中，在编目录入时认真录入各字段，包括分类号、实施日期、作废日期、馆藏数量、页数，采用程度等，以方便检验人员能快速获取相关信息。

② 保管。对标准文献的更改、代替与废止及时进行处理，是一项必不可少的关键性工作。标准文献具有很强的时效性，随着科学技术的发展，标准需要定期进行修订、废止、更新换代。因此，必须根据关于标准的更改、代替、补充或废止的通知和报导，及时开展相关工作（剪贴修改单、抽出作废标准，附上补充单等）。现行标准与作废标准应分开存放，标准文本按照组织代码分类排序，标签牌注明标准类别、起始号码以方便查找，并做好防火、防霉、防潮等工作。

电子版文献保管方面，我馆收集购买的电子版文献保存在数据库里，供全院人员阅览，但为了预防不可抗拒的因素发生，还需要刻录光盘另外保存。

③服务。标准文献服务，包括流通阅览、宣传辅导、参考咨询、文献检索、文献复制等。服务是整个标准文献工作的目的，因为诸如收集、整理、编目、保管等各个工作环节，都是为服务提供物质基础和基本条件的，只有通过服务这个环节，标准文献工作才能体现出真正的意义。

1.2 纸质标准文献与电子版标准文献的优缺点

纸质标准文献对于检验人员而言，易于取阅，但由于购买资金有限，不可能人手一册。纸质标准文献手工管理中的问题主要有以下两点：

1.2.1 标准管控难，复印工作量大。新出版的标准文献，我院早期是统一采购两册，一册院内馆藏，另一册根据检测项目归入各个检验所。但一份标准远远不能满足检验人员的需求，常常是一份标准多次复印，特别是国外标准，一份主标准有几百页，复印工作量非常大，纸张消耗也增加，同时给标准的管控也带来难题。

1.2.2 借阅、返回工作量大，传递不及时。日常标准资料管理中，借阅、返回登记、实存标准资料的更新工作量大，借出的标准资料在传递过程中出现丢失以及自然损耗等现象时有发生。而且新出版的标准文献有时比较滞后，而检验人员又急需此类标准，文本获取速度慢给检验工作带来许多困扰。

电子版标准文献是应运而生的产物，它可以快速满足对标准的需求，通过发邮件或在线传输，都可以及时获取。而且无需借阅，只要将购买的标准文献上传到数据库，即可通过管理系统阅览文献。但是电子版文献也存在一些不足，如有的标准内容有图谱，纸质版标准文献图案清晰，能够清楚地判断识别，而电子版标准文献大多是黑白的，不利于检验人员判断，而且在电脑上阅读标准也给检验工作带来不便。

伴随电子版标准文献的逐渐盛行，纸质标准文献销量下滑是必然趋势。但这并不意味着纸质标准文献将消亡，用户可根据需求选择纸质文献或是电子文献，两者共同发展，相互促进。

2 标准信息服务的技术环节

2.1 标准信息的获取

标准信息搜集不仅要具有广泛而稳定的渠道，而且要采用适当可行的方法。搜集标准信息的渠道包括：一是各类标准化杂志、新华书店编印的《科技新书目》；二是标准出版发行机构，例如化学工业出版社、中国轻工业出版社、中国农业出版社等；三是标准信息网站，如标准网http://www.standardcn.com/，中国标准服务网http://www.cssn.net.cn/index.html，国家标准化管理委员会http://www.sac.gov.cn/ 等；四是有关标准化会议、标准化宣讲活动、加入的各类标委会等。应综合利用上述渠道及时掌握标准的发布、修改、废止、出版等信息。

2.2 标准信息的加工

标准信息的时效性很强，所有动态标准信息的发布、修改、废止等相关信息，必须在第一时间输入数据库，以避免使用过期失效的标准。

2.3 标准信息的传递

标准信息传递工作十分重要，如果检验人员没有获取最新信息，而错误地使用已作废的标准，将会造成不可估量的后果。如农业部2011年初发布的标准NY 525-2011，实施日期为2011-12-1；2011年下半年又发布了NY525-2012，实施日期为2012-6-1；其中修改了重铬酸钾(分析纯)称样量指标，从称取80g调整为39.23g 。很多检验人员会认为刚发布出版的标准不可能会在短时间内修改，在使用标准时没有查新，因此对这些比较特殊的标准需及时将信息传递给检验部门。标准信息除了在数据库中及时录入外，每个月还要将当月作废标准与即将实施的新标准目录建立文档，放在全院的共享文件夹内供有关人员随时查看。

3 进一步做好标准服务工作的思考

3.1 加强技术标准信息的搜集和管理

如通过与有关标准化机构、标准网站建立联系，每年预交一定押金，以获得最新的纸质标准文本或电子版标准资源。又如积极参加有关标准化会议，如标准学术交流会、标委会工作会议等，通过会议获得相关的标准信息。标准文献资源是检测工作的基础，尽可能地采集、收藏各类标准文献是我们应尽之责。然而由于经费有限、人员有限，我们既不可能也无必要收藏所有的标准文献资源。目前不少地方的标准院（所）基本上已经实现资源共享，而我院目前所拥有的标准文献资源大部份还是通过购买方式获得，因此可尝试和各地质检机构联合建立信息平台，通过馆际互借和文献传递等方式获取。

3.2 提升标准资料管理人员的综合素质

随着社会经济的发展，企业对标准的需求日益迫切，标准资料管理人员的职能不再仅仅是过去意义上的信息收集、加工、存储和提供一般标准信息的查询服务，而是体现为知识服务。这对标准资料管理人员的素质提出了新的挑战，继续教育、终身学习已成为适应社会发展的一种趋势。标准涉及学科比较广泛，具体管理工作又很细致繁杂，十分耗费精力，这就要求标准管理人员不仅要熟悉标准文献管理工作，还要具备一定的科技知识和计算机操作能力，要有高度的责任心和默默无闻的奉献精神，这样才能不断提高标准管理水平，适应标准文献质量管理的发展，为检测试验提供可靠的技术保障。

参考文献

1 孙秋玲.试论标准文献资料系统管理的建立[J].中国标准导报,2009(9):32.

2 王海瀛.用“零缺陷”管理标准文献[J].大众标准化,2008(1):39.

3 李春田.标准化概论(第五版)[M].北京:中国人民大学出版社,2011:3.

阎  洁  女，福建省产品质量检验研究院图书馆助理馆员。

（收稿日期：2014-06-27。龚永年编发。）