陈巧云（福州市图书馆 福建 350009）

 

摘 要 图书馆采编业务外包具有弥补图书馆人力资源不足、降低图书馆运作成本、提高图书馆工作效率等优点，但同时也会对图书馆员的心理等方面产生一定负面影响，图书馆亦可能承担来自外包书商方面的风险。本文针对现实问题，提出更新观念、改进中小型公共图书馆与图书供应商合作的方法和措施。

关键词 图书馆 采编业务外包 利与弊

 

图书馆采编业务外包是图书馆将图书分类、编目、贴条码、标签、上架等一揽子或部分图书采编加工业务外包给一个或多个图书供应商或承包商来完成的一种新型图书馆管理模式。这种管理模式就是希望通过整合利用其外部最优秀的图书采编专业化资源，从而达到降低图书馆运作成本、节约人力、缩短新书加工周期的目的，使图书馆更好地集中馆内有限力量完成以读者服务为中心的各项工作。

1 中小型公共图书馆采编工作外包的缘起

1.1 中小型公共图书馆采编工作的现状

由于中小型公共图书馆是面向社会开放的，所以它所面对的读者需求是多种多样的。而采购人员对文献缺乏深层次研究，造成采购的随意性很大，出现信息的膨胀性增长与采购力量配备的不协调，馆藏建设与社会需求不相适应，采购方式较为简单，容易出现偏差，最终影响到公共图书馆的服务效益。近年来，大专院校培养的图情专业大学生不愿意到县区图书馆工作，也使得中小型图书馆采编岗位上高素质的专业人员得不到补充，尤其在分编工作方面人才紧缺。在专业技术人员缺乏的情况下，中小型公共图书馆的采编业务陷入了困境。

1.2 联机编目的发展时代

网络技术的普及使得编目方式向联机编目发展。常见的模式是大型的图书公司利用知名的联机编目数据源，经过简单加工后提供给图书馆。一般书商都利用国家图书馆编目数据中心及本地省联编中心的数据，这些数据源规范性、专业性较强，标准化程度高。这种共享的平台为书商提供图书馆的编目外包业务创造了必要条件。

1.3 中小型公共图书馆采编业务外包方式

1.3.1图书采购外包。纲目购书是图书采购外包的主要形式，图书馆根据各自的文献采集方针、任务确定选书的范围并制定纲目，委托书商根据纲目配书，或者书商提供《新华书目报》、《上海新书目》等书目信息给用户，让用户选择自己需要的图书，生成订单后由书商代购；或者要求书商把采访数据通过E-mail发送到采编部门，供查重和建立馆藏数据库用。

1.3.2图书编目及加工外包。编目外包是采编业务外包中应用最广和最具有成效的一种。书商为图书馆订购的图书配置编目数据，通过建立图书加工基地及配套的物流，将图书配送和图书加工有机结合起来，除了为图书馆提供采访数据和编目数据外，还增加了贴条码、贴书标、盖馆藏章、贴磁条、覆膜等加工业务，并送货上门，使图书到馆验收、典藏以后直接上架，提供给读者使用。

2 中小型公共图书馆实行采编业务外包的好处

2.1 弥补图书馆人力资源的不足

近年来，中小型公共图书馆为满足日益增长的读者需求和迎接评估验收，大量购置各类新书。大量集中的图书采购，给图书馆的编目工作造成了巨大压力，再加上中小型公共图书馆普遍存在编目人员短缺的问题，较少的编目人员无法快速完成大量的新书验收、编目、加工等工作，造成新书积压，不能及时上架与读者见面。采编业务外包主要是由书商免费提供、完成图书的前期手工加工工作(主要包括贴磁条、条形码、盖馆藏章)以及提供图书书目数据，正好解决了图书馆人力短缺的问题。目前，国内许多中小型公共图书馆不同程度地尝试利用书商这一优质社会资源来解决图书馆目前图书积压待编的状况。如长乐市图书馆自2004年起，每年就有70万元的购书经费，而采编人员只有一人，面对每年近3万册图书的编目任务，一人根本无法完成的。因此，该馆从2005年起就将图书的分编加工业务（贴磁条和条形码、盖馆藏章、提供机读数据、典藏上架等）全部委托给新华书店，从根本上解决了该馆采编人员不足的问题。

2.2 降低采编成本

首先，采编业务外包可以节约购书成本。图书馆将购书业务进行对外招标外包后，可以获得比较大的图书采购价格优惠，节省大量的人工费用，从而降低采购成本。其次，编目外包使图书馆能够免费获得具有一定质量的书目数据、条形码、书标、磁条等资源。再次，图书供应商还附加服务，如配送书目数据、盖馆藏章、贴磁条、贴条形码和贴书标等图书加工工作，这些工作是完全免费的。同时，图书馆也可以最大限度地利用书商的专业化资源，这样可以大大降低运作成本。

2.3 缩短图书编目周期，提高采编工作效率

在公共图书馆评估定级的契机下，大部分中小型公共图书馆加快了采编速度，到馆新书数量增加。然而由于人力有限，各馆普遍存在采编任务繁重、图书积压待编等状况。由于图书馆与图书供应商都签有图书加工协议，所以，图书馆可以通过书商提供的一系列服务，自己不必花大量的人力和精力，就可以大大缩短新书待编时间，使新书尽快与读者见面，从而提高图书馆的工作效率。笔者所在图书馆自2006年以来，将图书前期加工外包给供货商去完成，并由供货商提供书目数据，从而使当年新书当年全部编目上架，加快了新书上架的速度，有效地提高了我馆采编工作效率。

2.4 促进采编人员更专注于自己的核心业务

中小型公共图书馆将编目业务外包给图书供应商，可以促使图书馆采编人员更好地集中精力做好文献资源建设、新书通报、馆藏统计、网络信息资源挖掘等工作，从而促进图书馆更加合理规划馆藏重点、加强读者服务和开发利用信息资源等工作，提高图书馆的服务层次和水平。

3 中小型公共图书馆采编业务外包存在的问题

3.1 图书采购质量难以保证

由于图书供应商是以谋求自身经济利益最大化为目标，所以选择采购外包的中小型公共图书馆可能面临以下问题：由于受购书经费不足的限制，一些中小型公共图书馆在招标中往往采用低价中标方法，使得一些资质较差的书商中标。而这些书商信誉不是很好，要书能力较差，图书馆想要的一些好书他们要不到。个别书商更是以次充好，甚至将一些盗版书、滞销书、与图书馆馆藏方针不符的书夹杂其中，而且还经常随意增加复本量，降低图书采购质量。

3.2 对采编人员工作积极性的负面影响

中小型公共图书馆将采编业务外包后，在一定程度上对采编人员的工作积极性造成了负面影响。一是会使采编人员对外部技术力量产生严重依赖，久而久之使他们对分类、编目规则逐渐生疏，失去钻研业务的动力。二是容易对采编人员的心理产生负面影响。图书采购和编目一直是图书馆专业技术含量较高的业务之一，采编业务外包后，有些采编人员会猜测采编部门会被取消，从而为自己的地位和前途担心，致使学习研究的积极性降低。

3.3 编目数据不规范及编目质量得不到保证

图书供应商的书目数据主要有两种来源：一是向专业书目数据公司购买，二是自己组织专业技术人员编制。图书供应商随书配送的编目数据存在一个共同的问题：数据的字段不全或不完善，有的甚至与图书本身的描述不一致。所以，各馆应视本馆对书目数据的具体要求，对这些配送的书目数据进行适当的修改、增删。

由于图书分类编目业务专业性强，实行外包后，图书馆很难在短时间内对图书编目进行详细的验收、检查和监督，导致编目质量下降。以笔者所在的福州地区公共图书馆为例，在第四次全国公共图书馆评估定级工作中发现，大部分县级馆实行采编业务全外包，即一条龙外包：从贴条码、埋磁针、编制数据到图书上架全由书商负责，有些馆虽没实行一条龙外包，但都存在图书馆编目人员根本没有验收、监督书商提供的机读数据等问题，极大地影响了图书馆基础业务建设的规范化、标准化。

3.4 图书编目外包不利于图书馆文献资源建设

实行图书编目外包后，图书馆容易放松对编目数据质量的监控，导致出现了一些本不应有的问题。如一些书商的编目人员对图书编目系统缺乏正确认识，在著录时容易出错，有些错误还不易发现；有的将不同时间到馆的丛书分散著录，甚至会给出不同的分类号。这些问题往往等到读者借阅时才发现，给图书馆形象造成了一定的负面影响。

4、中小型公共图书馆采编业务外包问题的预防措施

4.1 选择合适的外包商

选择合适的外包商是中小型公共图书馆采编业务外包的关键。图书馆在确定业务外包前，首先应听取内部或外部同行专家的意见，还要收集大量的材料和数据，然后综合各方面的情况，精心策划业务外包方案，制定图书采购招标文件，合理地确定外包范围及服务内容。其次要进行考察。既要考察外包商的资格，还要考察其技术水平、专业人员的业务能力以及一系列售后服务情况，选择具有实力的外包商，确保其能够提供符合图书馆要求的高质量的服务。最后通过公开、公正、公平的招标和专家组评审，选定合适的外包商。

4.2 全面明确外包合同

为了确保合作的有效进行，必须用合同约束双方，保证各自利益。在外包合同中要对具体的承包内容及业务细节做出详细的规定。对于书商负责的纲目选书，采编人员应要求书商使用图书馆自己提供的图书目录选书。在所购图书中，必须细化核心出版社的图书所占的比例、出版时间等，以保证图书馆自身的利益。合同中也要包含分编服务的技术细节，同时更要明确合作中的赔偿责任。

4.3 慎重确定外包范围

图书馆在实施业务外包前，应该明确哪些业务环节可以外包，哪些业务环节必须自己完成。迄今为止，尽管编目业务外包存在着一些编目质量的问题，但已是大势所趋。但书目选择的工作不适宜外包，因为即使有明确规定的纲目选书，其外包效果也不能完全令人满意。另外在采购和分编中的图书验收这一环节，也不能交付给书商完成。因为订购图书的验收是保障馆藏质量的重要关卡，它能够及时发现错配、误订、多订的图书并予以回退。

4.4 采用“委托加工”

中小型公共图书馆采编业务外包可由图书供应商各自委派人员加工改为“委托加工”的方式。从操作的可行性来讲，“委托加工”可以采用两种方式。

第一种方式是，图书馆可在中标图书供应商中聘请某一家服务质量好且在本地的商家，让其兼职承包其余商家的图书加工任务，图书加工成本由各商家协商支付。对图书供应商来说，这样就减少了培训加工人员的成本。尤其是外地的图书供应商，由于他们在本地一般仅聘有一两名办事员，虽然部分工序可以在他们公司本部完成，但对于一些要求到馆完成的作业或需要修改的失误就显得力不从心。

第二种方式是，图书馆可以招聘并培训专职的图书加工人员，将各图书供应商配送的本馆订购的图书交由这些人员加工，其薪酬以计件的形式由图书供应商支付。对图书供应商来说，此项经费并非额外的负担，只是将经费转移支付而已，即由原来支付给本公司员工的薪酬转而支付给“委托加工”的人员。

4.5 加强采编人员的责任感，保证编目质量

　　图书馆将书目数据等业务长期外包给供应商，在一定程度上助长了采编人员不求上进、不钻研业务的惰性。客观上讲，业务外包培养了图书馆的竞争对手。采编业务能够外包，就意味着能够提供书目数据服务的机构不单有图书馆一家。面对可能出现的竞争业态，采编人员应该要培养一种危机意识，不断提升自身的业务水平，加强工作责任心。同时，图书馆也应将采编人员的工作绩效与编目质量挂钩，建立完善的奖罚机制，提高书目数据服务质量，以保证书目数据库的准确、完整和安全。

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