黄水木1，李金庆2(1厦门市同安区图书馆 福建 361100；2厦门大学图书馆  福建  361005) 
   
    图书馆业务协调工作，其重点一是协调部门之间、业务流程之间的关系，加强信息沟通，减少资源重
复购置，减少误会，避免摩擦；二是规范工作规程，使图书馆的人、财、物得以合理使用，降低管理成本，
提高工作效益。
    期刊以其信息量大、内容新颖、传递速度快、情报价值高、时效性强、流通范围广等特点，赢得广大
读者的青睐。期刊工作从业务机构的设置、文献资源建设、简要书目库建立、记到装订、分类编目到流通
阅览、导读咨询、信息开发，环环相扣，相辅相成。因此，要做好期刊工作，需要各业务环节合理组织，
有机衔接，密切协调、配合。
1 采访工作与编目工作的协调 
    近年来，有的馆采编部分解为采访部和编目部，有的馆则将采编部门与信息发展等部门合并为业务部
或资源建设部。但无论机构如何设置，采访与编目是关系密切且相对独立的两个业务环节，采访工作与编
目工作应在以下几方面加强业务协调。
1.1 利用计算机自动化管理系统的图书馆，要实现期刊工作集成管理。订购信息应存储在期刊管理模块中，
产生订购记录，这是开展期刊加工管理工作的基础。订购记录应建立在期刊MARC记录的基础上，原始书目
的刊名和订购号、出版地等信息是否准确，是否反映期刊的历史沿革和最新的变化，书目是否重复，将影
响到订购的准确性，从而影响到验收记到和装订分编等后续流程的质量。因此，编目工作应负责期刊书目
库的日常维护，及时准确地更新变化的信息，删除重复的书目，以免给订购和验收、记到工作造成混乱。
1.2 采访人员在收集处理期刊征订信息过程中，往往比编目人员更早从订单、样刊等了解到刊物的变化情
况，例如停刊、改名、分并、邮发号、CN号或ISSN号变化、出版频率及出版地、主办单位改变等信息，这
些信息都是修改期刊书目记录的重要依据。采访人员收集到上述信息后，是自己根据掌握的变更信息直接
调出记录修改，或交给编目人员负责修改，各馆应根据采访编目岗位的人力安排和工作量情况，以及采访
人员业务素质的差异等情况，在工作规则中作出明确规定。无论由谁修改或新建期刊书目，采访和编目人
员都应及时进行信息的传递、交流、共享。
1.3 编目人员在书目维护过程中，如发展重复的书目，需进行书目数据和订购、记到数据的合并整理，并
删除重复的记录。这时如需要进行改订、删除旧的记到信息并在整理后的书目上重新记到，由于系统操作
权限的设定，订购和记到数据须由具有相应权限的工作人员(一般是原先的操作人员)操作。
2 采访工作与验收记到工作的协调 
    期刊验收记到因各馆差异或同一图书馆馆藏点的不同，有的由采访部或期刊部统一承担，有的由流通
阅览部门承担。由于图书馆订购的邮发刊数量大，许多图书馆与邮局之间没有期刊验收的程序，催缺效果
也很差。而通过发行商批订购或零星订购的期刊收到时都需验收种数、份数。期刊的验收记到以订购记录
为依据，如果没有订购记录，理论上属于赠送的期刊，应另作处理。但考虑到工作中可能出现的各种环节
的差错，验收记到遇到疑问时，记到与采访人员应沟通信息，分析判断问题所在，确定处理办法。
    记到时可能遇到的疑难问题有多种原因：①因书目记录重复，一种期刊有两条以上的书目记录，不同
年份订购时又分散在不同的书目记录上，记到人员从其中一条书目记录查不到订购记录，就误以为没订；
②因期刊异刊同号或同名，检索记到时未能仔细辩别而误以为没订购；③订购人员建立订购记录时出错，
将订购建立在另一种期刊上，或者分配馆藏点有误，造成记到混乱；④检索记到时因参数设置有误，如订
户限制等原因，造成订购记录未能显示出来；⑤期刊征订、发行渠道提供的信息有误，例如将改变发行渠
道或暂时休刊通报为停刊，造成漏订或不能记到；或者通知第二年改另一刊名，但事实上刊名依旧，造成
无从记到(因订购记录建立在新刊名的书目上)。除上述情况外，记到人员记到时发现订购记录有异常，如
对分配单位及份数变化有疑问，或认为订购途径、期刊频率等某些订购数据可能有误，应及时与订购人员
沟通交流信息。
3 采访工作与读者服务工作的协调 
3.1 采访工作与流通阅览工作。期刊订购人员要经常向过刊库和现刊阅览室管理人员了解期刊的利用情况，
并通过各种方式调查读者的文献需求。流通管理人员也应将平时了解到的读者意见、建议及时反馈给采访
人员，例如读者要求增订或停订某些期刊，须及时反馈给采访人员，以便采访人员根据选刊标准作出决定。
期刊采访与流通部门应建立常规的沟通机制，以最大限度地满足读者需求，提高工作质量。
    期刊流通部门面对读者，需要准确了解本馆的期刊订购信息，以便回答读者咨询，开展宣传导读，以
及做好内务工作。这需要采访人员向期刊流通部门及时提供订购及典藏信息，让流通部门可在网上检索统
计，了解订购情况，并知道哪些刊是订购，哪些是赠送。此外，应提高采编工作的效率，尽量简化交接手
续，使现刊和过刊都能尽快与读者见面。
3.2 采访工作与咨询工作的协调。咨询人员面向读者，掌握读者第一手资料。有的馆设置参考馆员，负责
了解读者对馆藏及利用的意见、电子期刊的使用情况及效益，这些信息对于期刊采访很有价值。采访人员
应经常主动地征询咨询人员的意见，了解用户需求，并借助情报人员的专业知识和信息源，了解所服务专
业的科研动向，以及期刊发展变化情况，作为优化馆藏期刊的参考。
    另一方面，咨询人员在与读者交流过程中，对于读者反馈的意见、建议，关于期刊采访方面的应及时
转交采访人员。同时要了解本馆的采访原则、各类期刊订购的大致情况，以便读者提出疑问时能作针对性
的解答，必要时进行耐心解释，消除读者误解。
4 期刊催缺与其他工作的协调 
    期刊催缺是确保期刊完整性收藏和服务的重要工作,为保持业务工作的衔接，期刊催缺一般由记到人
员承担。要提高催缺工作质量，应注意与相关工作环节加强协调。
4.1 期刊催缺与采访工作的协调。 期刊催缺以订购和记到信息为依据，催缺时应与采访人员协调好，有
的报刊中途停刊或合刊，或改变出版频率，催缺时应根据这些信息修改催缺的刊种、刊期。有时候期刊的
发行单位地址不明，必要时可与采访人员共同查明。
    期刊催缺时，应区分不同的获得方式和订购渠道，通过订购与赠送、交换获得的期刊，催讨的语言表
达应有所区别。催讨时对于是订购刊或赠送交换刊不明确的，应询问采访人员。而采访工作应尽量在集成
管理系统中清楚标明获得方式、订购渠道及催缺的地址，以使催缺工作准确、高效、自动地进行。
4.2 期刊催缺与装订工作的协调。装订工作及前期的准备工作，包括记到、催缺、下架、打捆、送装、条
码安排、装订验收等，各环节要有机衔接，安排紧凑。期刊装订之前，应提前进行催缺，并催还借出期刊。
有的馆根据出版频率分批分期装订，催缺工作就要适应装订的需要，催讨特定时期特定出版频率的期刊。
对于无法催讨配齐的期刊，可考虑部分复制打印电子刊以配齐成套装订。
4.3 催缺工作与流通工作的协调。现刊大部分都直接放在阅览室流通(有的馆部分放在提存库以保证装订
无缺期破损)，因此期刊催缺工作应与各报刊阅览室工作协调好，提前通知流通部门做好催缺准备工作。
对于同种刊只安排装订一份或精装一份的图书馆，如果一个典藏点的现刊无法催讨到缺期或丢失刊，打捆
送装前应设法由其他阅览室补充配齐，以便成套装订。
5 流通工作内部及与其他工作的协调 
5.1 流通部门各期刊典藏点之间的协调。大中型图书馆所订购的某些重要期刊，都在不同程度上有复份，
因此，加强各流通点之间的协调，可解决部分流通工作中的难题。例如，读者服务过程中某一特定时期在
某一分或阅览室利用某类期刊相对集中，可考虑调用其他分馆或阅览室的该类期刊，以满足读者集中需求。
又如现刊装订时，由于各服务点现刊缺期的刊种和期数不同，只要全馆统筹，就可以保障许多期刊都可凑
成全年完整的一份送装。
5.2 流通工作与咨询工作的协调。咨询人员需回答包括期刊工作在内的各类读者咨询，因此要与期刊阅览
部门沟通信息，了解期刊的馆藏情况及与流通阅览相关的规章制度，解答读者关于期刊服务工作的咨询，
指导用户检索利用电子期刊。而期刊阅览部门碰到难度较大、自己无法解答的读者提问，必要时可请求咨
询人员协助解答。情报检索结果如果只是题录或文摘，有时也需阅览部门配合查找原文。目前，个别馆以
期刊部替代咨询部，但无论机构如何设置，大中型图书馆都会设立咨询岗位从事较专深的读者咨询。
5.3 流通工作与装订编目工作的协调。期刊的装订经常由编目人员负责安排，装订的时间安排应避开读者
利用期刊的高峰期。在高校，一般是4—6月上中旬毕业生写毕业论文时期刊利用率较高，而假期利用率较
低，所以期刊装订工作最好在寒暑假前安排送装。公共图书馆、专业图书馆、资料室和其他类型图书馆的
读者利用期刊有各自的特点，各馆也有自己的特性，因此装订之前应与期刊阅览部门沟通信息，了解读者
利用期刊的高峰期，商定装订时间。
    期刊阅览室收到书目库无记录的新刊，应转交编目人员套录书目数据或做原始编目；编目人员对书目
数据有疑问时，应到期刊典藏点查阅刊物，修改补充MARC信息。
    此外，期刊要早日上架，进入流通环节，有赖于采访、记到、送装、编目等环节处理及时。期刊工作
流程各环节如没有协调好，就会使期刊文献在传递系统中出现传递速度慢、丢失、呆滞等情况，造成信息
内耗。
6 期刊工作与技术支持工作的协调 
    期刊工作各环节在利用计算机管理时，经常需要技术人员的配合和帮助。另一方面，技术人员要结合
本馆业务提高服务质量，也应经常深入期刊工作中，了解期刊工作流程各环节的工作规则。
    图书馆自动化管理系统期刊子系统的运行，需要技术人员的技术支持和日常维护，期刊工作人员用户
权限的设置、更改，期刊工作中某些系统功能的修改，参数的设置，电子期刊的软件调试安装、试用，也
需要技术人员的支持。
    在期刊采访、记到、催缺和装订工作过程中，有时需要自编外接软件，以实现某些特定功能。由于技
术人员精于计算机编程，而采访人员熟悉业务规则，这时也需要双方的配合协作。
7 中外刊、书刊协调及订购、赠送刊协调 
7.1 中外刊协调与书刊协调。中外刊及书与刊的协调，首先要定义中刊与外刊的界限，图书与期刊的界限。
不同馆在这方面的区分有所差别。在中外刊方面，应对国内出版的外文刊，国外出版的中文刊，港台刊，
各种中外文对照刊，国内出版社影印的外刊等具体问题，以及版权项等做出书面规定。在书与刊方面，重
点应区分年刊与年报、年编、年度报告等年度出版物的区别，以及丛刊与丛书、多卷集的区别，包括对
ISSN与ISBN差别的态度等。各馆制定细则后，就要求各业务环节遵循统一的判断标准，并保持前后一致，
以便在订购、记到、装订和流通等环节有章可循。但由于区分准则无法尽列各种特殊情况，碰到疑问时就
需要中外文书刊各相关业务人员共同协商确定。笔者认为，对于书刊及中外刊的鉴别，除依照基本原则外，
还应考虑各馆馆藏的传统做法与读者利用文献的惯性思维。
7.2 订购与交换赠送工作的协调。期刊订购与交换受赠同为期刊资源建设的组成部分，因此，订购与交换
受赠工作应协调好关系，对于稳定交换和连续受赠的期刊，就不必订购，以节省经费。由于重要的受赠刊
也要记到，因此需建立交换与受赠刊记录，以便记到等后续流程的运转。目前，某些图书馆的交换赠送刊
无法通过目录查检，影响了读者利用，这也是协调不周的表现。
8 纸质期刊与电子期刊的协调
8.1 采访协调。纸质期刊与电子期刊的采访应统筹规划，力争使各种类型的文献在类型、内容和功能上形
成互补，避免重复和浪费。某一期刊拥有电子版后，在功能上基本可替代同一种纸质期刊，甚至可替代内
容相近的同类期刊。但对于利用率特别高，或是电子期刊在某些功能上不能较好地替代纸质期刊的，宜同
时拥有纸质和电子期刊。其次，期刊的连续性、系统性很强，电子期刊与纸质期刊的收藏也要考虑时段上
的衔接、互补，保障其连续性与系统性。
8.2 服务协调。纸质期刊与电子期刊在收藏管理及提供服务方面，也应相互配合，协调服务。期刊目录应
不分载体类型统一编制，读者查到某一期刊就知道，某一年收藏纸质文献，某一年有电子文献，这对于读
者利用期刊极为方便。如果OPAC和期刊题录数据库对于有电子版的期刊提供链接点，也能很好地达到这一
目的。当读者无法获取所需期刊的某一卷期文献时，图书馆员须提供能否由其他载体获取的信息。
9 总体协调
    上面所谈的期刊工作协调主要探讨各环节工作人员的自发协调。但在实际工作过程中，有的同志协调
意识淡薄，而且在非“一条龙”管理的图书馆，期刊工作的各环节涉及多个部门，互不隶属，因此协调效
果不理想。为了对协调工作进行整体规划、调控和规范管理，促使自发协调自觉高效，应成立“期刊工作
协调组”，或与年鉴等连续出版物合并成立“连续出版物工作协调委员会”。该机构的具体工作内容包括：
通过加强联系、沟通对话、规范业务、及时督导调节协商等多种方式，利用信息公告等措施，提高信息透
明度，实现期刊工作各环节的信息共享，规范期刊工作的业务规程，明确各环节的岗位职责和协调工作。
    期刊工作业务协调由于各馆部门和岗位设置不同，自动化水平或应用的图书馆集成管理系统不同，因
此协调的重点与内容因馆而导，总体上应适应各馆的部门设置、功能安排与组合、人力资源配置及职能的
差异。
参考文献
1 王冰.图书馆业务协调工作探讨.图书馆论坛，2001(6)
2 白晶.论高校图书馆期刊传递中的信息内耗及对策.继续教育研究，2001(4)
  (收稿日期：2004-10-22。龚永年编发。)