黄康美（江苏信息职业技术学院图书馆  无锡  214061）
    随着高等职业教育的快速发展，高职院的办学规模已经占据高等教育的半壁江山。由于大多数的高
职院都是在近5年刚刚建立起来，对照普通高等学校基本办学条件中对高职高专图书馆生均馆藏册数的要
求，其藏书缺口普遍较大，所以，图书采购工作将是今后几年内高职院校图书馆文献资源建设的首要环节。
    近年来，越来越多的高职院图书馆图书采购采用招标形式进行。这不仅有利于图书馆选择资信优良
的图书供应商，获得优惠的折扣和得到较完善的配套服务，提高图书采购工作的效率与质量，同时，图
书采购招标可以规范市场竞争行为，增加采购过程的透明度，消除采购中的不合理现象。因此，图书采
购招标将是大势所趋。如何组织和实施图书采购招标工作，是当前摆在高职院图书馆领导和采访人员面
前的一个值得探讨的课题。本文结合本馆图书采购招标的实践，对高职院图书馆图书采购的特殊性、图
书采购招标的组织和实施办法加以探讨。
1 高校图书馆图书采购招标的特殊性
    首先图书采购是种多册少。高职院的专业设置面较广，再加上素质教育的要求，图书馆应保证尽可
能齐全的图书品种，加上购书经费相对比较紧张，因此高职院图书馆的图书采购具有品种多而复本量少
的特点。
    其次，高职院图书馆的技术人员较少，在图书采购时，往往要求供应商提供配套服务，如免费提供
采访和编目的MARC数据，完成图书的加工和分类编目等。这样可以大大节约图书馆人力资源，加快新书
上架速度。这就决定了高职院图书馆图书采购的招标对象原则上为图书供应商而不是出版社。
    第三，高职院图书馆采购招标往往采取集中招标、分批实施的方式。当前高职院图书馆的年图书采
购量普遍达到10万册左右，部分高职院图书馆对图书采购数量和时间有较明确的要求。这就决定了高职
院图书馆图书采购招标只能按照年度购书总额来集中招标，确定合作供应商后再分批实施采购。
2 图书采购招标前期准备工作
2.1 制订图书采购招标管理办法
    为了做好对图书馆图书采购招标工作的管理，学院应根据《中华人民共和国招标投标法》，结合本
院实际情况，制定图书馆图书采购招标管理办法，对图书采购招标的管理机构和程序作出具体规定，并
对招标、投标、开标、评标、中标和合同履行等过程提出原则意见，以此作为本院图书馆图书采购招标
工作的指南和依据。
2.2 成立图书采购招标的管理机构
    根据图书馆图书采购招标管理办法，成立学院图书采购招标领导小组（以下简称图招领导小组），
负责对图书馆图书采购招标工作的管理和监督。领导小组由分管院长任组长，成员由学校纪委、财务处、
教务处、图书馆等部门负责人组成。学院纪委对图书采购招标工作进行全方位监督，受理举报，对违法
违纪违规行为进行查纠。
    图招领导小组下设图书馆图书采购招标办公室（以下简称图招办），其主要工作是：在图招领导小
组的领导下，制订图书馆图书采购招标工作的有关制度和方法，具体负责招标工作的组织和实施。
    由图招办组织图书采购评标小组（以下简称评标小组），负责评标以及推荐中标候选单位。评标小
组成员由图书馆和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济方面的
专家不得少于成员总数的三分之二。为了使招标工作真正做到公平、公正、公开，评标小组一般由学院
财务处、教务处、图书馆、纪检审计等部门代表以及聘请的院外资深专家等成员组成，评标小组成员的
名单在开标前应当保密，评标小组组长由院外资深专家担任为宜。
2.3 拟订图书采购招标文件
    图书招标文件主要包括：招标公告或投标邀请书、招标书、评标计分标准、图书购销合同等。所有
招标文件均由图招办负责起草，并报图招领导小组审核、批准后实施。
    招标公告或投标邀请书应当载明招标单位（学院的名称和地址）、招标项目、对投标单位的资信要
求、标书的发售方法和时间等事项，并要求投标报名时提供有关资质证明文件。对投标单位的资信要求
主要有：具有国内独立法人资格、出版物发行许可证，具有较强技术力量、经济实力和良好企业信誉及
售后服务能力，能够进行图书加工、提供标准的采访数据和编目数据。
    招标书是最重要的招标文件，其内容主要包括招标项目的内容和要求（招标图书的种类、数量）、
图书的质量和服务、投标书和投标、开标和评标、履约保证措施以及拟签订合同的主要条款等。其中
“图书质量和服务要求”是最关键的部分，应尽可能详细写明对供应商的所有实质性要求，如现场采
购条件、采访数据提供、到书速度和到书率、图书加工和编目、送货验收等。
    在招标书中应该写明对投标书的要求。投标书一般由投标函、投标报价（含所有服务费用）、对招
标书中各项要求的详细承诺和说明、投标单位的资信和履约能力的证明材料、图书购销合同（草案）等
部分构成。要求投标单位提供的证明材料（原件以及复印件）主要包括：公司或企业简介、营业执照副
本、公司税务登记副本、机构代码证、出版物发行许可证、法人授权委托书、银行出具的资信证明、近
年内向高校图书馆供书的情况等。
3 图书采购招标的实施步骤和办法
    图书采购招标工作的实施可分为：招标、投标、开标和评标、定标、签订合同等5个步骤，下面分别
加以说明。
3.1 招标（发布招标公告或投标邀请书，向投标单位发售招标书）
    招标方式分公开招标和邀请招标，由图招办根据具体招标项目确定。采用邀请招标时，应当向6个以
上具备承担招标能力、资信良好的图书供应商发出投标邀请书。采用公开招标时，应当利用报刊、校园
网等媒体发出招标公告，必要时也可以将两种形式结合使用。
    投标单位在报名参加投标和购买招标书时，应向图招办提供营业执照副本复印件、经办人身份证和
联系方式。图招办发售招标书的收入由学院财务处统一收取，主要用于支付开标、评标等费用。
3.2 投标（接受投标单位的投标书）
    投标单位根据招标书要求编写好投标书后，应该在招标书规定的投标有效期内，将密封后的投标书
提交图招办。图招办在接受招标书时，要对投标单位进行复核，在招标书领取登记表中没有的投标单位
不予接受。投标单位少于3个时，应当重新组织招标。投标书应当签收保存，不得开启。
    在招标书要求提交投标书截止时间前，投标单位可以补充或者修改或撤回已经提交的投标书，并以
书面形式通知招标办。补充、修改内容为投标书的组成部分。
3.3 开标、评标（组织评标小组进行开标、评标并推荐合格的中标候选单位）
    在提交投标书截止时间后，图招办应该按照招标书中预定的时间和地点，及时组织开标和评标。开
标由评标小组成员和所有投标单位代表参加，图招办主持；开标后投标单位代表退场，由评标小组负责
评标。
    开标时，在投标单位代表确认投标书的密封情况后，由图招办工作人员当众对投标书进行拆封开标，
然后由投标单位代表陈述投标书的主要内容，并由评标小组对其进行答辩。答辩内容不得超过投标文件
的范围或者改变投标文件的实质性内容，陈述和答辩的时间一般控制在15分钟以内。
    开标后随即组织评标。为了体现图书评标的客观性，图招办应该事先组织评标小组拟定评标计分标
准，对评标项目和分值作出具体规定。评标时，评标小组采取集体议标的形式，在投标人的资信、折扣
率、产品质量保障、服务承诺等方面，对各投标单位进行评审和比较，参照评标计分标准逐项打分，并
汇总各单位的总得分，推荐中标候选单位。所有评标小组成员要在评标计分汇总表以及推荐意见上签字
认可。评标结束时，图招办应该写出书面评标报告。
    评标小组人员应当客观、公正的履行职责，必须坚持保密原则。评标小组成员和参与评标的有关工
作人员不得将评标情况向投标单位或其他无关人员透露。
3.4 定标（在评标的基础上，由图招领导小组确定中标单位）
    根据评标小组提交的评标报告、评标计分汇总表以及推荐的中标候选单位，图招领导小组召开定标
会议，确定中标单位。
    为了促使供应商之间的相互竞争和优势互补，每次招标确定的中标单位原则上不得少于3家。如需要
经过实地考察才能定标的，由图招办召集学院纪委、图书馆或者有关专家对中标候选单位进行实地考察，
然后写出书面考察报告，作为图招领导小   组定标的依据。在定标的过程中，也可以向中标候选单位再
次询价，以获得最高的购书折扣。
    为了增加招标的透明度，中标结果应通过校园网等形式予以公示，确认无异议后，才正式将中标结果
通知各投标单位。
3.5 签订合同（图招办负责与中标单位签订图书订购合同）
    投标单位中标后，必须按照《合同法》和标书的要求与学院签订图书购销合同。合同既是双方利益的
保证书，也是供应商提供服务的承诺书，所以必须在合同内容中写清双方的责任、图书到书速度和到书率、
价格折扣率、送货验收、加工服务、货款结算、违约责任等条款。在签订合同时，中标单位应向学院交纳
履约保证金（一般为5000－1万元）。
    在合同期内，中标单位应切实履行与学校签订的图书购销合同。如果出现供应盗版书或到书质量不高、
到书率太低、到书周期过长、数据质量太差和未完成图书加工服务等违约行为，学院有权停止合作，并
视具体情况扣除相应比例的履约保证金。合同期结束时，学院财务处负责及时将履约保证金退还给各中标
单位。招标工作结束后，图招办将招标书、投标书、评标结果、合同等备份材料报图招领导小组备案。
    完成图书采购招标工作，确定合适的图书供应商和价格折扣，只是为图书采购搭建了一个工作平台，
在后续的图书采购过程中，还需要图书馆采编人员与图书供应商的业务人员良好互动、密切配合，才能
切实保证图书采购的质量和效率。同时，在与各供应商合作的过程中，采编人员还要注意对他们的供书
质量和服务质量进行评估和比较，为下一年度的采购招标工作提供参考。
参考文献
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2 李珊珊.中文图书采购实行招标方式的探讨.武汉科技大学学报,2004(3)
3 陈伟.高校图书馆图书采购招标工作新探.图书馆学研究,2004(5)
4 王志伟.论高校图书馆图书资料采购招标的规范性原则和互利性原则.新世纪图书馆,2005(4)
5 王巧萍.高校图书馆图书的招标采购.图书馆论坛,2005(6)
（收稿日期：2006-05-12。龚永年编发。）