郭丹敏（福建华南女子职业学院图书馆 福州 350007）
摘 要 结合本馆实际情况，对附刊电子资源的著录与管理进行探讨。
关键词 附刊电子资源 MARC格式 著录 管理
随着现代科学技术的快速发展，自动化程度的不断提高，以及计算机在各领域的广泛普及，期刊附电子资源一并发行的现象日益增多，尤以光盘更为多见。附刊电子资源信息量大，内容丰富多样，具有占用空间小、存储容量大、形象生动、直观明了等特点。它们有的是对期刊内容的解释、说明与补充，有的虽与期刊内容无关，却有一定的阅读和收藏价值，无论哪种都能丰富并扩大读者的知识面。图书馆如何通过科学合理的著录与管理，充分发挥这些馆藏资源的价值，提高其利用率，使之更好地被读者所使用，是当前图书馆需解决的实际问题。
笔者所在的图书馆早期对这些零星夹在期刊中的电子资源不够重视，只是将其从刊物中取出，由编目人员在专用登记簿中登记后，收藏而不借阅。这种做法能使电子资源得到保护，避免损坏和丢失，但极大地降低了它们的使用率。像我院购买的服装类期刊所附的光盘时效性都很强，时间一过，这些光盘就失去了应有的价值。后来我们将附刊电子资源收藏存放在电子阅览室，让需要看光盘内容的读者到电子阅览室使用。这种管理模式能给读者提供良好的阅读光盘的环境，同时也有利于光盘的收藏，但是却很少有读者来使用。经调查，才发现原来教师更愿意在办公室或家中阅读光盘，不受场地、时间、外人的干扰。由于我馆是个小型馆，暂时不考虑购买光盘塔或增加大容量的硬盘来存储电子资源数据，但又希望提高电子资源的利用率，因此采取了适合本馆情况的管理模式。
一、附刊电子资源的验收与著录
1、附刊电子资源的验收
我馆的期刊绝大多数是通过图书公司订购的，因此现刊送到阅览室后，工作人员根据包内的清单进行验收。在验收过程中，遇到有电子资源的现刊，首先将电子资源从现刊中取出，检查盘或磁带是否有破损，若出现问题及时通知书商更换；然后将检查好的光盘装入统一的光盘盒中，并在盒内附张小纸片，注明对应现刊的邮发代号、刊名、期数、价格；对于磁带则是直接在盒内附张小纸片，标注内容与附刊光盘一样。小纸片上的信息在附刊电子资源著录时使用。
2、附刊电子资源的分类
由于附刊电子资源是刊物的一部分，二者相互关联，所以本馆将其分类号设成与其对应期刊的分类号一样。这样可以方便读者快捷地查询到任何一种刊物及所附的电子资源，方便读者检索和借阅。
3、附刊电子资源的著录
目前各馆对于附刊电子资源的著录有两种不同的方法：一种是将附刊的光盘和磁带视为期刊附件处理，只在对应刊物的相应字段内标注“附光盘（磁带）x个”，并在其他相应的字段做进一步的附注说明；另一种是对附刊光盘和磁带进行单独编目。本馆采取的是第二种著录方法，笔者认为有以下优点：首先是这种方式能充分揭示和描述光盘和磁带自身内容和形态特征；第二是期刊的MARC数据反映的是这种期刊常规化、持续性的信息，若在MARC数据中增加附刊电子资源的内容，会使数据看起来很繁杂，无形中破坏期刊MARC数据的实际意义；第三是能提高读者检索相关文献的查全率和查准率，呈现给读者全面的馆藏信息，实现馆藏资源真正意义上的自动化管理。
①过刊的著录。我馆使用的是深圳图书馆研发的ILASII，过刊的编目是通过连续出版物——过刊管理——装订验收处理来实现。编目前，先设定好订户、馆藏地点和流通类型，条码号的分配采取自动给号的方式。设置完成后，每次操作就只需输入卷期和价格，简化了操作流程，提高了编目效率。
②附刊电子资源的著录。一些院校对附刊电子资源的著录较复杂，笔者所在图书馆采取的是简单著录，只著录必备字段，目的是能实现附刊电子资源与刊物的链接即可。考虑到日后数据的导出，在参数设置时，单独设置了条码号段（光盘是Pxxxxx,磁带是Cxxxxx）和书目控制号段（光盘为31，磁带为21），以区别于其他类型的文献。记录头标区HEA的“记录类型”设置为i（非音乐录音制品）、j（音乐录音制品）、l（电子资源），“书目级别”设置为s（连续出版物）。为便于说明，下面以MARC格式示例附刊光盘和磁带的编目数据各一条(仅列出主要字段)：
例一：《国际服装动态》
011 ＠a1008-1410＠d赠
016 ＠aCN-X82-05-0006-0
200 ＠a国际服装动态＠b电子资源＠h2005.6
210 ＠a上海＠c上海时装报社＠d2005
215 ＠a1光盘＠d
307 ＠a附刊ISSN1008-1410
690 ＠aTS94＠v4
856 ＠uhttp://173.16.20.101＠z附刊条码号K05227，索取号TS94/GJ6
例二：《英语通》
016 ＠aCN-D14-02-0275-0＠d赠
200 ＠a英语通＠b录音制品＠i大学英语四级考试版＠h2002年度7-12期
210 ＠a大连＠c英语辅导报社＠d2002
215 ＠a1磁带＠d
307 ＠a附刊ISSN1009-6027
690 ＠aH319.9＠v4
856 ＠uhttp://173.16.20.101＠z附刊条码号K04525，索取号H319.9/YY19
需要说明的是附刊电子资源的编目是先于期刊进行的，其中856字段是等期刊装订送回、完成编目后，才添加上去。
二、附刊电子资源的管理
1、编后加工
我馆要求编目人员在编目过程中，先将流水号用荧光水笔标注在光盘（磁带A面）右上角，而后负责编后加工的工作人员再在光盘套正上方贴上相同号码的条形码。磁带则统一在A面正上方及磁带盒侧面贴上相同号码的条形码。这样使得盘（磁带）与套能一一对应，不至于混淆。
2、排架
我馆针对光盘和磁带需防潮、防尘、防损等特点，根据光盘套和磁带盒的尺寸到厂家专门订制了铁皮柜。铁皮柜设计成抽屉样式，每个抽屉配有3个活动铁条，用于调整大小（光盘可放3列，磁带可放4列），达到光盘和磁带在存放上可以通用的目的。以前我馆根据分类号排架，在具体操作中发现依此法排架不仅需要预留空间，而且查找很费时（虽然有排架清单可供查询）；一旦预留空间不够，还得倒架，浪费人力与时间。吸取经验后，现在是将光盘与磁带分开，分别以各自的流水号为顺序排放，同时在每一抽屉左上角贴上对应的号码段，这种排架方式既不需要预留位置，又能有效利用铁皮柜的物理空间，同时还大大方便了管理人员的取盘、归盘，提高了查找速度。
3、典藏与流通
典藏分配时，将附盘刊物入过刊库，光盘和磁带入附盘阅览室。由于附刊电子资源著录时增加了856字段，因此读者可在ILAS系统提供给读者使用的“公共查询”中，通过附刊电子资源“书目详细信息”的“相关信息”，检索到相对应的过刊的条码号及索取号（索取号是本馆的排架号），从而保证了读者同时得到期刊与所附电子资源的信息，达到两者配合使用、充分发挥其功效的目的。
我馆为了配合教职工教学和在职学习的需要，附刊电子资源允许教职工外借。允许外借的原因是有些教师对于附盘期刊已先期借阅过，或对附盘期刊无多大兴趣，倒是光盘里的内容对他们的教学与科研有帮助。在借阅上，采取先预约后借光盘（磁带）的方式：读者将电子资源的信息告诉工作人员，工作人员将其复制（或刻录）好后通过电子邮件通知读者前来借阅。另外，当编目人员完成一批附刊电子资源的全部著录内容后，就在校园网上公布一次目录，从而使得更多的读者能看到新增附刊电子资源的信息，有利于提高它们的使用率。
上述是笔者结合本馆的实际情况，对附刊电子资源的实践与个人看法，目的是寻求更为科学合理的著录与管理方法，提高附刊电子资源的利用率。同时也期待图书馆同仁提出更好的著录与管理方式，充分开发利用附刊电子资源。
参考文献
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2方钢.浅谈随刊光盘的管理与利用［M］.贵图学刊,2004(1).
3 王任阁,高智慧.浅谈随书、随刊光盘的管理与利用［M］.大学图书情报学刊,2003(6).
4武伯军.浅谈书刊附盘的管理与利用［J］.现代情报,2004(5).
5卢小敏.对随刊光盘管理和利用的探讨［J］.科技资讯,2006(7).
郭丹敏 女，福建华南女子职业学院图书馆馆员。
（收稿日期：2007-12-21。龚永年编发。）